Heim / Persónuverndarstefna Félags Járniðnarðarmanna á Ísafirði

Persónuverndarstefna Félags Járniðnarðarmanna á Ísafirði

Lýsing á vinnslu persónuupplýsinga hjá Félagi járniðnaðarmanna

Ábyrgðaraðili að vinnslustarfsemi með persónuupplýsingar er Félag járniðnaðarmanna kt. 590272-0199. Félag járniðnaðarmanna ber ábyrgð á söfnun og skráningu persónuupplýsinga og meðferð þeirra upplýsinga í starfsemi félagsins.

Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga hjá Félagi járniðnaðarmanna

Félag járniðnaðarmanna safnar persónuupplýsingum eingöngu til að uppfylla hlutverk sitt skv. lögum, kjarasamningum og lögum og reglum félagsins.

Tilgangur vinnslu stéttarfélagsins er margbreytilegur en í grundvallaratriðum er hann eftirfarandi:

Mótun kröfugerðar fyrir hönd félagsmanna
Í fyrsta lagi er tilgangur vinnslu stéttarfélagsins mótun kröfugerðar vegna kjarasamninga félagsins fyrir hönd félagsmanna en þá eru m.a. notaðar upplýsingar um laun félagsmanna, sem fengnar eru með því að skoða upphæðir iðgjalda sem skilað er til félagsins. Gerð kjarasamninga er eitt af helstu hlutverkum félagsins og þessar upplýsingar eru afar mikilvægar við mótun kröfugerðar. Byggist sú vinnsla persónuupplýsinga á 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Veita tiltekna þjónustu skv. lögum og reglum félagsins
Í öðru lagi er tilgangur vinnslu stéttarfélagsins að veita félagsmönnum þjónustu í samræmi við hlutverk Félags járniðnaðarmanna eins og það er skilgreint í lögum félagsins.

Þessi þjónusta veitt t.d. vegna erinda sem félaginu berast frá félagsmönnum vegna kjaramála, s.s. vegna ágreinings eða kvartana. Slík kjaramál styðjast að meginstefnu við upplýsingar sem félagsmaðurinn er beðinn um að afhenda starfsmanni félagsins svo unnt sé að skoða og afgreiða mál fyrir hann. Einnig má nefna þjónustu sem á sér stað á vegum sjúkrasjóðs, orlofssjóðs, vinnudeilusjóðs eða fræðslusjóðs þegar félagsmaðurinn er beðinn um tilteknar upplýsingar til þess að unnt sé að afgreiða mál hans. Í þessum tilfellum byggist vinnsla persónuupplýsinga fyrst og fremst á samþykki félagsmannsins, sbr. 1. tl. 9. gr. og 1. tl. 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga og þar að auki eftir atvikum á 2. og 4. tl. 1. mgr. 11. gr., ef upplýsingarnar teljast viðkvæmar í skilningi laganna.

Fullnusta lagaskyldu
Í sumum tilfellum felst vinnsla félagsins í fullnustu lagaskyldu. Sem dæmi skal skv. í b. lið 1. mgr. 7. gr. lag nr. 97/2002, um atvinnuréttindi útlendinga, umsögn hlutaðeigandi stéttarfélags eða landssambands launafólks liggja fyrir vegna afgreiðslu tímabundins atvinnuleyfis. Í þeim tilvikum sem stéttarfélagið er beðið um að veita umsögn er tekin afstaða til atvinnuleyfis tekin á grundvelli upplýsinga sem félaginu eru veittar og í ákveðnum tilvikum upplýsinga sem félagið aflar frá opinberum aðilum. Einnig má nefna öflun gagna við vinnustaðaeftirlit / vinnustaðaeftirlitsfulltrúa félagsins eftir því sem við á skv. lögum nr. 42/2010 um vinnustaðaskírteini og eftirlit á vinnustöðum og samningum sem gerðir eru á grundvelli laganna. Þá byggist vinnslan á 3. tl. 9. gr. persónuverndarlaga og eftir atvikum 2. og 4. tl. 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga, ef upplýsingarnar teljast viðkvæmar í skilningi laganna.

Tölfræðileg vinnsla
Að auki safnar félagið upplýsingum frá notendum (vafrakökur) við notkun heimasíðu félagsins, s.s. upplýsingar sem vafri sendir frá sér og geta falið í sér upplýsingar s.s. IP-tölu, tegund og útgáfu, eða hvað er skoðað á heimasíðunni, tíma og dagsetningu heimsóknar, þann tíma sem notandi ver á þessum síðum og önnur talnagögn. Félagið áskilur sér rétt til að útbúa ópersónugreinanlegar tölfræðilegar samantektir og aðrar afleiddar upplýsingar sem án alls vafa eru ekki persónugreinanlegar og nota sér þær í starfi félagsins.

Hvaða persónuupplýsingar vinnur Félag járniðnaðarmanna og um hverja ?

Skráðir einstaklingar hjá stéttarfélaginu eru þeir sem greiða félagsgjald til félagsins (hér eftir nefndir félagsmenn) auk þeirra einstaklingasem leita þjónustu hjá félaginu og þeirra sem veitt er umsögn vegna umsóknar um atvinnuleyfi. Til viðbótar hefur félagið aðgang að upplýsingum úr Þjóðskrá um einstaklinga og fyrirtæki. Auk þessa hefur félagið upplýsingar um starfsmenn sína og frá almenningi í gegn um heimasíðu félagsins (vafrakökur).

Upplýsingar berast frá félagsmönnum sjálfum, og í þeim tilfellum sem félagsmenn hafa gefið félaginu umboð til til að afla upplýsinga geta þær borist frá t.d. atvinnurekendum, lífeyrissjóðum, fræðslustofnunum, Vinnumálastofnun og sjúkrastofnunum.

Félag járniðnaðarmanna leggur áherslu á að söfnun persónuupplýsinga gangi ekki lengra en þörf er á hverju sinni til að sinna því hlutverki sem félaginu er ætlað samkvæmt lögum, kjarasamningum og lögum og reglum félagsins. Félag járniðnaðarmanna þarf hins vegar að vinna ákveðnar persónuupplýsingar til að uppfyllta hlutverk sitt en þær helstu eru taldar upp hér á eftir.

Iðgjaldasaga
Félag járniðnaðarmanna hefur aðgang að iðgjaldasögu félagsmanns hjá félaginu og þar með upplýsingar um launakjör hans hjá atvinnurekanda, eða hvort annar aðili, t.a.m. Fæðingarorlofssjóður eða Greiðslustofa atvinnuleysisbóta, hafi greitt af félagsmanni til stéttarfélagsins.

Aðstoð vegna kjaramáls
Félag járniðnaðarmanna skráir upplýsingar um hvort félagsmaður hefur leitað aðstoðar félagsins vegna ágreinings um kjaramál, þ.m.t. vegna vangoldinna launa eða uppsagnar. Í þeim málum er iðulega beðið um launaseðla, ráðningarsamninga, bankayfirlit, staðgreiðsluyfirlit Ríkisskattstjóra, tímaskriftir og fleiri upplýsingar eftir atvikum. Félagsmaðurinn sækir viðkomandi upplýsingar sjálfur og afhendir stéttarfélaginu eða veitir félaginu skriflegt umboð óski þeir aðstoðar félagsins við gagnaöflun.

Umsóknir í sjóði félagsins
Hjá Félagi járniðnaðarmanna eru til staðar upplýsingar um hvort félagsmaður hafi sótt um styrki í sjóði félagsins, sjúkrasjóð, orlofssjóð, vinnudeilusjóð eða fræðslusjóði. Félag járniðnaðarmanna geymir upplýsingar um hvaða styrk er sótt um, greiðslukvittanir og upphæð styrks. Einnig geymir félagið upplýsingar um hvort að félagsmaður hafi sótt um sjúkradagpeninga í sjúkrasjóð félagsins vegna veikinda eða annarra aðstæðna, upphæð dagpeninga auk allra gagna sem slíkri umsókn fylgja t.d. læknisvottorð, sjúkradagpeningavottorð og vottorð atvinnurekanda um veikindadaga starfsmanns. Þá eru upplýsingar úr félagsskrá um greiðslu iðgjalda til félagsins nýttar til þess að staðreyna réttinn og eftir atvikum fjárhæð réttinda í samræmi við reglur sjóða félagsins.

Einnig eru skráðar upplýsingar um hvort félagsmaður hefur keypt afsláttarmiða, leigt orlofshús eða notað aðra þjónustu hjá félaginu. Jafnframt er skráð ef félagsmaður er settur á bannlista vegna slæmrar umgengni um orlofshús stéttarfélagsins.

Upplýsingar úr Þjóðskrá
Félagið hefur aðgang að upplýsingum úr Þjóðskrá um félagsmenn. Þar með taldar eru lögheimili, hjúskaparstaða og hver maki félagsmannsins er ef á við, þjóðerni og kennitala.

Félagaskrá
Í félagaskrá eru tengiliðaupplýsingar félagsfólks, t.d. nafn, kennitala, netfang, símanúmer þjóðerni og heimilisfang. Þessara upplýsinga aflar félagið hjá félagsfólki t.d. þegar sótt er um styrki, orlofshús eða aðra þjónustu hjá félaginu. Upplýsingar í félagaskrá eru einungis nýttar í þágu félagsins, s.s. við gerð kannana í þágu félagsins, kjarakönnunar fyrir kjarasamninga o.fl. þ.h.

Félagsfólk getur afþakkað að tengiliðaupplýsingar séu nýttar til þess að haft sé samband við það í þágu félagsins t.d. vegna kjarakannana með því að senda tölvupóst á netfangið skrifstofa@fji.is

Myndbirtingar á vegum Félags járniðnaðarmanna

Á opnum viðburðum á vegum félagsins eru viðstaddir látnir vita ef upptaka er í gangi og að myndband ásamt myndum sem teknar eru á meðan á viðburðinum stendur gætu ratað á vef félagins og/eða samfélagsmiðla. Hægt er að óska eftir að myndir birtist ekki / séu fjarlægðar af vefmiðlum með því að senda beiðni þess efnis til á tölvupóstfangið skrifstofa@fji.is. Reynt er eftir fremsta megni að verða við óskum þeirra sem vilja ekki sjást á myndbandsupptöku og/eða myndum.

Eyðing persónuupplýsinga

Meginregla í starfsemi Félags járniðnaðarmanna er að varðveita persónuupplýsingar ekki lengur en nauðsyn krefur til að sinna hlutverki félagsins nema til staðar sé skylda samkvæmt lögum eða samningi til að geyma gögn lengur. Upplýsingar eru ekki afhentar þriðja aðila nema félagsmaður hafi óskað eftir því.

Trúnaður og þagnarskylda starfsmanna Félags járniðnaðarmanna

Stjórn og starfsfólk félagsins er upplýst um lög og reglur varðandi persónuvernd og öryggi persónuupplýsinga og hvernig framfylgja skal lögum og reglum um persónuvernd. Verkalýðsfélag Vestfirðinga sér um daglega afgreiðslu og umsjón fyrir félagið og lýtur sömu reglum.

Stjórn og starfsmenn eru bundnir þagnarskyldu og helst hún þótt látið sé af störfum. Við undirritun ráðningarsamnings skrifa allir starfsmenn undir trúnaðaryfirlýsingu. Til að tryggja að starfsmenn Félag járniðnaðarmanna sýni rétta breytni í störfum sínum hefur félagið sett sér starfs- og siðareglur sem gilda fyrir félagslega kjörna fulltrúa og alla starfsmenn. Starfs- og siðareglurnar eru lagðar til grundvallar í samskiptum við félagsmenn og viðskiptavini.

Vinnslu- og þjónustuaðilar hafa einungis aðgang að kerfum félagsins til viðhalds og viðgerða.

Almenn lýsing á tæknilegum og skipulagslegum öryggisráðstöfunum

Hér á eftir fer fram lýsing á þeim öryggisráðstöfunum sem Félag járniðnaðarmanna notar til þess að tryggja öryggi persónuupplýsinga:

Félag járniðnaðarmanna leggur mikið upp úr því að tryggja öryggi persónuupplýsinga félagsmanna.
Félag járniðnaðarmanna sér til þess að farið sé með allar persónuupplýsingar í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Stefna Félags járniðnaðarmanna er að geyma og vinna með eins lítið af persónugreinanlegum upplýsingum og mögulegt er til að geta veitt þá þjónustu sem félaginu ber að veita.
Félag járniðnaðarmanna leggur áherslu á að söfnun persónuupplýsinga gangi ekki lengra en þörf er á hverju sinni til að sinna því hlutverki sem félaginu er ætlað samkvæmt lögum, kjarasamningum og lögum og reglum félagsins.
Meginregla er að varðveita persónuupplýsingar ekki lengur en nauðsyn krefur til að sinna hlutverki félagsins nema til staðar sé skylda skv. lögum eða samningi til að geyma gögn lengur.
Félag járniðnaðarmanna ábyrgist að nýta sér ekki upplýsingar um félagsmenn í öðrum tilgangi en samkvæmt hlutverki félagsins eða á óábyrgan, óöruggan eða ólöglegan hátt.
Félag járniðnaðarmanna tryggir að starfsmenn félagsins hafi fengið viðeigandi fræðslu um meðferð persónuupplýsinga, hvað viðkvæmar persónupplýsingar eru og hvernig gögn skulu vistuð.
Upplýsingar félagsmanna 18 ára og eldri eru ekki veittar öðrum nema fyrir liggi skýrt umboð frá viðkomandi félagsmanni.
Félag járniðnaðarmanna tryggir að gengið sé um vinnurými með þeim hætti að persónupplýsingar séu ekki aðgengilegar öðrum en þeim sem vinnur með þær og starfsmenn hafi aðgang að læstum hirslum til vistunar viðkvæmra upplýsinga.
Starfsmenn Félags járniðnaðarmanna hafa einungis aðgang að upplýsingum sem eru nauðsynlegar starfa þeirra vegna og aðgengi að viðkvæmum upplýsingum hefur verið takmarkað með aðgangsstýringu.
Aðgang að orlofsvef og mínum síðum á félagavef er aðeins hægt að sækja með íslykli/rafrænum skilríkum eða sækja um og fá sent á lögheimili.

Öryggisbrestur hjá Félagi járniðnaðarmanna

Félag járniðnaðarmanna er lögum samkvæmt skuldbundið til að tilkynna án ótilhlýðilegrar tafar ef upp kemur öryggisbrestur er varðar persónuupplýsingar sem hefur í för með sér mikla áhættu fyrir einstakling. Með öryggisbresti er átt við brot á öryggi sem leiðir til óviljandi eða ólögmætrar eyðingar persónuupplýsinga eða að þær glatist, breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.

Athygli er þó vakin á því að einstaklingur ber ábyrgð á persónuupplýsingum, t.d. nafni, kennitölu og mynd, sem hann/hún kýst að deila á almennum vettvangi t.d. í gegnum facebook hóp Félags járniðnaðarmanna.

Hverjir hafa aðgang að upplýsingum Félags járniðnaðarmanna?

Allir einstaklingar eiga rétt á upplýsingum um hvaða upplýsingar um þá eru skráðar hjá félaginu. Hægt er að óska eftir aðgangi á skrifstofu félagsins á skrifstofutíma. Framvísa þarf persónuskilríki sem gefið er út af opinberum aðilum þegar beiðnin er lögð inn. Ekki er tekið við beiðnum um aðgang að eigin persónuupplýsingum í bréfapósti, í tölvupósti né í gegnum síma. Þessar ráðstafanir eru nauðsynlegar þar sem tryggja verður að persónuupplýsingar séu aðeins afhentar þeim sem þær varða. Leitast mun verða við að svara beiðnum innan 30 daga frá móttöku beiðninnar. Unnið er að því hjá félaginu að koma upp rafrænni leið til að senda inn slíkar beiðnir.

Ef einstaklingur telur upplýsingarnar ónákvæmar eða rangar getur hann óskað eftir því að þær séu leiðréttar eða þeim eytt ef ekki er skylda til að varðveita þær lögum samkvæmt. Þá á einstaklingur einnig rétt á að óska eftir upplýsingum um í hvaða tilgangi þær eru notaðar, hvort upplýsingum er miðlað áfram til þriðja aðila og ef svo er til hverra, uppruna upplýsinganna og hversu lengi félagið fyrirhugar að varðveita upplýsingarnar. Einstaklingur getur einnig í ákveðnum tilvikum átt rétt á því að mótmæla vinnslu persónuupplýsinga og óska eftir því að vinnsla þeirra sé takmörkuð.

Tekið er á móti fyrirspurnum frá einstaklingum varðandi upplýsingar um persónuvernd og persónugreinanlegar upplýsingar hjá félaginu í gegn um netfang: skrifstofa@fji.is. Hægt er að hafa samband við félagið bréfleiðis, með því að hringja í síma 456-5190 eða senda erindi í gegnum heimasíðuna https://verkvest.is/hafa_samband/ Hafa samband - Félag járniðnaðarmanna

Eftirlitsaðili

Persónuverndarfulltrúi félagsins er Fjóla Pétursdóttir. Persónuvernd annast eftirlit með framkvæmd laga um persónuvernd, reglugerða og sérákvæða í lögum sem fjalla um vinnslu persónuupplýsinga. Komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga er hægt að senda kvörtun til Persónuverndar með því að senda tölvupóst á netfangið postur@personuvernd.is Upplýsingar um Persónuvernd er að finna á vef stofnunarinnar, www.personuvernd.is